Vieques Humane Society and Animal Rescue Hiring for Operations Manager Job at Vieques, PR Full Time

BILINGUAL Operations Manager
Vieques Humane Society and Animal Welfare (VHSAR)

Descripción del puesto

Título: Gerente de operaciones

Reporta a: Director ejecutivo

Supervisa: Personal de la perrera (6-8 a tiempo parcial), equipo de la clínica

(2-3 técnicos y asistentes veterinarios a tiempo parcial), personal de mantenimiento, asistente de oficina, voluntarios

Estado FLSA: Salario, exento. Incluye vacaciones, baja por enfermedad y contribución a los beneficios de salud.

Ubicación: Este es un puesto de tiempo completo que requiere residencia a tiempo completo en Vieques, Puerto Rico.

El gerente de operaciones es un puesto clave que requiere fuertes habilidades organizativas y de relaciones personales. El gerente de operaciones es responsable del funcionamiento eficiente del refugio y la clínica veterinaria de bajo costo, al mismo tiempo que defiende los valores de la organización y el fomento de una moral positiva en el equipo. Esta persona debe establecer y mantener prácticas comerciales sólidas a nivel organizacional al mismo tiempo que colabora y coordina eficazmente con el liderazgo organizacional, incluido el

Director médico (DM) y el Director ejecutivo (DE). Las responsabilidades principales incluyen:

• Dirigir la correcta utilización del inventario y las compras.
• Manejar el inventario de animales y tomar decisiones con respecto a los resultados de los animales y la ubicación en alineación con las políticas de VHSAR y en coordinación con el DE.
• Garantizar un cuidado animal de calidad, la limpieza del refugio y la clínica, y un excelente servicio al cliente.
• Asegurar una programación de calidad que está de acuerdo con la misión, los objetivos, la gestión y los recursos de VHSAR.

El Gerente de operaciones es responsable de monitorear los presupuestos bajo la supervisión del DE, redactar los procedimientos operativos estándar (SOP) y supervisar al personal. Este puesto informa directamente al DE y trabaja en colaboración con el DM.

Deberes y responsabilidades

GENERAL

• Familiarizarse con todos los planes estratégicos de VHSAR, presupuestos, procedimientos operativos estándar (SOP) y el manual del empleado. Asegurarse de que se sigan.
• Desarrollar sistemas y materiales para asegurar que el personal cumpla con los estándares del cuidado de animales, leyes y mandatos aplicables y políticas organizacionales.

• Reunirse con el DE regularmente para coordinar el flujo de trabajo y las prioridades.
• Desarrollar y actualizar procedimientos operativos estándar (SOPs) para respaldar las operaciones óptimas del refugio y la clínica.
• Monitorear los canales de comunicación asignados (redes sociales, correo electrónico, etc.).
• Recopilar fotografías e información estratégica sobre las operaciones diarias de VHSAR para respaldar las redes sociales, la divulgación de donantes y los informes de subvenciones.

• Servir como defensor activo y vocero positivo de VHSAR. Asistir a reuniones y eventos especiales para representar a la organización, según se solicite.
• Ayudar al DE a desarrollar y monitorear un presupuesto anual para apoyar las actividades del albergue y la clínica.
• Proporcionar datos e informes según sea necesario y solicitado por el DE.
• Asistir a las reuniones de la Junta directiva, la reunión anual o las reuniones especiales, según se le solicite.
• Mantener un inventario del refugio y la clínica. Responsable de supervisar el pedido y monitorear todos los suministros del refugio y la clínica.
• Mantener un inventario de equipos de la clínica. Planificar y supervisar el mantenimiento de rutina. Identificar las necesidades de reemplazo de equipos.
• Ayudar con la investigación de costos y logística para el reemplazo o la compra de nuevos equipos.

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE ANIMALES

• Implementar y monitorear los programas de la clínica y el refugio de VHSAR para asegurar el cumplimiento de los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) y los más altos estándares de cuidado y manejo de animales.
• Mantener la base de datos del sistema de administración del refugio y la clínica para mantener registros precisos y completos de todos los animales del refugio y la clínica.
• Mostrar tarjetas de identificación y estado de los animales actualizadas en las perreras.
• Realizar un recorrido diario por el refugio para evaluar de manera informal la eficiencia del personal, la limpieza y el orden de las instalaciones, la salud y el bienestar de los animales del refugio y el cumplimiento de los planes de cuidado de los animales. Resolver los problemas pendientes.
• Mantener y dotar de personal a la clínica un horario extendido (de acuerdo con el servicio de urgencias y los veterinarios) según sea necesario.
• Mantener y responder a un protocolo de emergencia identificado fuera del horario de atención.
• Coordinar los planes para todos los animales del refugio, incluida la facilitación de adopciones y la organización de transportes regulares de animales en asociación con el DE.
• Planificar y monitorear programas de modificación de comportamiento y enriquecimiento de los animales para apoyar la adopción de animales.
• Desarrollar y mantener un programa de evaluación de nuevos ingresos para identificar y abordar las necesidades de los animales del refugio.

• Dirigir y monitorear todos los aspectos del manejo de los animales del refugio, incluidos los programas de enriquecimiento y modificación del comportamiento de los animales para ayudar en la adopción de animales

GESTIÓN DE PERSONAL Y VOLUNTARIOS

• Desarrollar / supervisar la responsabilidad laboral diaria y las asignaciones del personal. Crear, mantener, publicar y supervisar los horarios semanales del personal y los voluntarios.
• Responsable de la contratación, despido, orientación, evaluaciones y formación del personal.
• Llevar a cabo reuniones periódicas con el personal para revisar los procedimientos, discutir problemas en el lugar de trabajo y compartir ideas para mejorar el cuidado de los animales, la experiencia de servicio al cliente y la organización en general.
• Apoyar las tareas de recepción y los protocolos relacionados con las operaciones de la clínica y el refugio.
• Coordinar y gestionar un programa activo de voluntarios (incluido el reclutamiento y la gestión de familias de acogida para los animales) para apoyar todas las necesidades operativas y de bienestar animal de la organización.
• Iniciar, coordinar y supervisar programas especiales con organizaciones asociadas.

AMBIENTE DE TRABAJO Y MANTENIMIENTO

• Asegurarse de que todas las licencias operativas requeridas estén actualizadas y se muestren según sea necesario.
• Crear y mantener un cronograma de operaciones con todos los plazos y requisitos.
• Garantizar un entorno de trabajo seguro, siguiendo todas las pautas de seguridad y modelando prácticas laborales seguras.
• Asegurarse de que el refugio y el entorno de la clínica estén abastecidos, ordenados y limpios de acuerdo con las mejores prácticas de gestión de riesgos biológicos.
• Supervisar el correcto manejo y eliminación de residuos peligrosos.
• Planificar y programar el mantenimiento y reparación de instalaciones y vehículos; determinar las necesidades de mantenimiento e identificar los costos asociados con los programas de mantenimiento y reparación planificados.
• Investigar y desarrollar planes para nuevas construcciones, renovaciones y vehículos, según lo asignado.
• Proponer y supervisar los gastos de capital y los proyectos dentro del presupuesto.

Realizar todas las demás funciones y tareas dentro de su ámbito de práctica, según lo asigne el DE.

Ambiente de trabajo
Mientras realiza sus tareas laborales, el empleado se expone con frecuencia a olores o partículas en el aire, incluidos pieles de animales y productos químicos tóxicos. El nivel de ruido en el entorno de trabajo es muy alto. Se requiere conducción frecuente. Se requiere que este puesto exento esté disponible fuera del horario de atención y los fines de semana según sea necesario.

Habilidades y experiencia

• Más de 5 años de experiencia laboral relevante, incluido el liderazgo de equipos
• Excelentes habilidades de servicio al cliente
• Comodidad al trabajar con animales y sensibilidad a las necesidades de los dueños de mascotas
• Capacidad demostrada para desarrollar personal y voluntarios
• Perspicacia administrativa, incluida la competencia en computadoras y software como Microsoft Office Suite y sistemas de bases de datos
• Muy organizado con buena atención a los detalles
• Capacidad para comunicarse eficazmente con diversas partes interesadas
• Excelente inteligencia emocional y capacidad para prosperar en un entorno de alta presión.
• Se requiere fluidez profesional en español e inglés
• Experiencia de trabajo en un refugio de animales y/o práctica veterinaria deseada.

Vieques Humane Society and Animal Welfare (VHSAR)

Job Description

Title: Operations Manager

Reports to: Executive Director

Supervises: Kennel staff (6-8 part time), Clinic team (2-3 part time vet techs and assistants), Maintenance staff, Office Assistant, volunteers/fosters

FLSA status: Salary, exempt. Includes vacation, sick time, and contribution to health benefits

Location: This is a full-time position that requires residence full-time in

Vieques, Puerto Rico

The Operations Manager is a key position that requires strong organizational and personal relations skills. The Operations Manager is responsible for the efficient and smooth operation of the VHSAR shelter and low-cost veterinary clinic while also championing the values of the organization and building positive team morale. This person must establish and maintain sound business practices at organizational level while also effectively collaborating and coordinating with organizational leadership including the Medical Director (MD) and

Executive Director (ED). Core responsibilities include:

• Directs the proper utilization of inventory and purchasing
• Manages VHSAR animal inventory and makes decisions regarding animal outcomes and placement in alignment with VHSAR Policies and in coordination with the ED
• Ensures quality animal care, shelter and clinic cleanliness, and excellent customer service
• Ensures quality programming that is in accordance with VHSAR’s mission, goals, management, and resources.

The Operations Manager is responsible for monitoring budgets under the supervision of the

ED, writing standard operating procedures (SOPs), and supervising staff. This position reports directly to the ED and works closely with the MD.

Duties and Responsibilities

GENERAL

• Become familiar with all VHSAR Strategic Plans, budgets, Standard Operating Procedures (SOPs), and the Employee Handbook. Ensure that they are followed.

• Develop systems and materials to ensure staff compliance with sheltering and animal care standards, applicable laws and mandates, and organizational policies.
• Meet with the ED regularly to coordinate workflow and priorities.
• Develop and update SOPs to support optimum shelter and clinic operations.
• Monitor any assigned communication channels (social media, email, etc.).
• Collect photos and strategic information about VHSAR day-to-day operations to support social media, donor outreach, and grant reporting.

• Serve as an active advocate and positive spokesperson for VHSAR. Attend meetings and special events to represent the organization, as requested.
• Assist ED with developing and monitoring an annual budget to support shelter and clinic activities.
• Provide data and reports as needed and requested by the ED.
• Attend Board meetings, annual meeting, or special meetings, as requested.
• Maintain shelter and clinic inventory. Responsible for oversight of ordering and monitoring all shelter and clinic supplies.
• Maintain a clinic equipment inventory. Plan and oversee routine maintenance.
• Identify equipment replacement needs. Assist with researching costs and logistics for replacement or purchasing new equipment.

ANIMAL PROGRAM MANAGEMENT

• Implement and monitor VHSAR shelter and clinic programs to ensure compliance with Standard Operating Procedures (SOPs) and the highest standards of humane animal care and handling.

• Maintain the shelter and clinic management system database(s) to keep accurate and complete records of all shelter and clinic animals.
• Display updated animal identification and status cards on kennels.
• Conduct a daily shelter walk-through to informally assess staff efficiencies, cleanliness and orderliness of the facilities, health and welfare of shelter animals, and adherence to animal care plans. Resolve outstanding issues.
• Maintain and staff extended clinic hours (in agreement with the ED and Veterinarians) as needed.
• Maintain and be responsive to an identified after-hours emergency protocol.
• Coordinate outcomes for all shelter animals, including facilitating adoptions and organizing regular animal transports in partnership with the ED.
• Plan and monitor animal enrichment and behavior modification programs to support animal adoptions and humane sheltering.
• Develop and maintain an intake assessment program to identify and address shelter animal needs.
• Direct and monitor all aspects of the constant humane treatment and handling of shelter animals, including animal behavior enrichment and modification programs to assist animal adoptions.

STAFF AND VOLUNTEER MANAGEMENT

• Develop/oversee daily job responsibility and assignments for staff – including veterinarians. Create, maintain, post, and monitor weekly staff and volunteer schedules.
• Responsible for hiring, firing, coaching, evaluations, and training staff.
• Conduct regular meetings with staff to review procedures, discuss workplace issues, and share ideas to improve animal care, the customer service experience, and the organization in general.
• Support front-desk tasks and protocols related to clinic and shelter operations.
• Coordinate and manage an active volunteer program (including recruiting and managing foster families) to support all operational and animal welfare needs of the organization.

• Initiate, coordinate, and supervise special programs with partner organizations.

WORKING ENVIRONMENT AND MAINTENANCE

• Ensure all required operating licenses are current and displayed as required.
• Create and maintain an operations schedule with all deadlines and requirements.
• Ensure a safe work environment—following all safety guidelines and modeling safe work practices.
• Ensure that the shelter and clinic environment are stocked, orderly, and cleaned in compliance with bio-risk management best practices.
• Supervise the proper handling and disposal of hazardous waste.
• Plan and schedule the maintenance and repair of facilities and vehicles; determine maintenance needs and identify costs associated with planned maintenance and repair programs.
• Research and develop plans for new construction, renovation, and vehicles, as assigned.
• Propose and oversee capital expenditures and projects within the budget.

Perform all other duties and tasks within your scope of practice, as assigned by the ED.

Work Environment
While performing job duties, the employee is frequently exposed to odors or airborne particles including animal fur and toxic chemicals. The noise level in the work environment is very loud. Frequent driving is required. This exempt position is required to be available after- hours and weekends as necessary.

Skills and Experience

• 5+ years of relevant work experience, including team leadership
• Outstanding customer service skills
• Comfort working with animals and sensitivity to the needs of pet owners
• Demonstrated ability to develop staff and volunteers
• Administrative acumen, including proficiency in computers and software such as Microsoft Office Suite and database systems

• Highly organized with good attention to detail
• Ability to communicate effectively with diverse stakeholders
• Excellent emotional intelligence and ability to thrive in a high-pressure environment
• Professional fluency in Spanish and English REQUIRED
• Experience working in an animal shelter and/or veterinary practice desired

Job Type: Full-time

Pay: $30,000.00 – $40,000.00 per year

Benefits:

• Health insurance
• Paid time off

Schedule:

• 10 hour shift
• 8 hour shift
• On call
• Weekend availability

Ability to commute/relocate:

• Vieques, PR 00765: Reliably commute or planning to relocate before starting work (Required)

Education:

• Bachelor’s (Preferred)

Language:

• Spanish (Required)

Work Location: One location